Codice Civile art. 2421 - Libri sociali obbligatori (1).

La tenuta dei libri

La tenuta dei libri sociali è compito degli amministratori e può essere delegata ad uno dei membri del consiglio di amministrazione (Colombo 5, Frè, Sbisà, 636).

Nel caso in cui la gestione della società sia demandata ad un organo collegiale, le iscrizioni sul libro devono essere effettuate a seguito di deliberazione di tale organo, a meno che uno dei suoi componenti non abbia ricevuto apposita delega (Trib. Napoli, 6 dicembre 2000, Riv. not., 2002, I, 211.

Il terzo comma dell'articolo in commento disciplina, poi, le formalità estrinseche che riguardano i libri nel loro complesso e devono essere osservate sia prima che i libri siano posti in uso, sia successivamente a periodi fissi e determinati; per le formalità intrinseche, che si riferiscono al contenuto dei libri ed attengono alle regole da seguirsi nella scritturazione delle singole annotazioni, si ritengono applicabili le disposizioni di cui all'art. 2219 volte ad impedirne successive manipolazioni o riempimenti che ne compromettano la trasparenza e ne pregiudichino la funzione di informativa esterna (Frè, Sbisà, 636, Colombo, 5).

Il libro soci

Il libro soci assolve alla funzione di informare sulla reale composizione della compagine sociale (Campobasso 459). In esso devono essere indicati i titolari delle azioni sulla base delle comunicazioni e delle richieste di annotazione ricevute dalla società (Rigotti 305).

Quanto agli effetti dell'iscrizione, si afferma che la qualità di socio, nel rapporto con società per azioni, anche al fine della legittimazione con riguardo alle controversie inerenti al rapporto stesso, va individuata esclusivamente sulla base delle indicazioni del libro dei soci, senza che rilevi l'eventuale vendita dei titoli azionari a terzi, in considerazione dell'inopponibilità del relativo atto alla società medesima, prima del perfezionarsi del cosiddetto transfert con la iscrizione nel suddetto libro (Cass. n. 4647/1989). Le annotazioni nel libro dei soci hanno valore documentale in relazione alla posizione del socio all'interno della società, pertanto esse, essendo prive di ogni effetto dispositivo, possono e devono essere modificate ove si accerti la non rispondenza alla realtà dei dati e delle situazioni iscritte (Cass. n. 12752/1997).

Il libro delle adunanze

La norma prevede, poi, la tenuta di una serie di libri relativi alle adunanze ed alle deliberazione dell'assemblea (in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico); del consiglio di amministrazione (cfr., art. 2388) o del consiglio di gestione; del collegio sindacale (cfr., sub 2404) ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione; del comitato esecutivo, se questo esiste; delle assemblee degli obbligazionisti, se sono state emesse obbligazioni.

I verbali redatti per atto pubblico vanno trascritti nel libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, mentre i verbali non redatti da notaio vanno scritti direttamente sul libro: nel primo caso si ha nel libro una copia del verbale, nel secondo caso l'originale (Frè, Sbisà, 636; Campobasso, 443).

Il valore probatorio dei libri sociali

L'efficacia probatoria dei libri e delle scritture contabili delle società (artt. 2709 e 2710) riguarda i rapporti con i terzi e non i rapporti interni tra società e soci, in quanto costoro hanno il diritto di controllo sulla tenuta dei libri, esercitato mediante il potere d'ispezione attribuito dall'art 2422.

Inoltre, ai libri sociali non è applicabile l'art. 2704 circa la data della scrittura, perché le annotazioni eseguite non sono soggette a sottoscrizioni e la tenuta dei libri stessi e la loro efficacia probatoria è regolata da norme particolari (Cass. S.U., n. 2208/1962).

Il libro delle deliberazioni di un organo collegiale di società per azioni non è assimilabile, quanto a forza probatoria, al libro giornale o al libro degli inventari delle imprese di cui agli art. 2216 e 2217 né agli altri libri e scritture contabili genericamente menzionati nel successivo art. 2709, atteso che questi documenti fanno prova contro l'imprenditore (ed anche a suo favore), mentre i libri delle deliberazioni, documentando esclusivamente il processo di formazione della volontà sociale a mezzo di organi collegiali, possono costituire solo prova, secondo le regole ordinarie, dei fatti storici enunciati nei relativi verbali (Cass. n. 1762/1984).

Il verbale di assemblea ordinaria di una società di capitali, se redatto da un notaio come atto tipico rientrante nelle sue attribuzioni d'ufficio, ha le caratteristiche dell'atto pubblico, giusta disposto dell'art. 2421, comma 1 n. 3 ed è, pertanto, assistito dalla speciale efficacia probatoria di cui all'art. 2700, con conseguente inammissibilità della richiesta di provare l'infedele redazione del verbale stesso mercé l'esibizione e la produzione di nastri di registrazione magnetica (così eludendo la regola che impone, all'uopo, il procedimento di querela di falso) (Cass. n. 560/2001).

Per le deliberazioni del consiglio di amministrazione delle società per azioni, la verbalizzazione ha funzione meramente certificativa e non assurge mai a requisito di validità dell'atto (Cass. n. 4574/1987).